TEKHNIK PERSIDANGAN

Teknik Persidangan*
OLEH: AMIRUL MUKMININ**

Pengantar
Satu kenyataan yang tidak bisa kita ingkari adalah bahwa sekian ribu juta manusia di muka bumi, pada dasarnya hanya diatur dan dikendalikan oleh segelintir orang, tidak lebih dari perseribu jumlah mereka. Hal ini dapat dilihat, manakala satu resolusi akan diambil oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) di New York pada sebuah sidang PBB. Begitu juga dengan Indonesia, 220 juta penduduknya diatur oleh mereka yang kurang lebih seribu orang, yang duduk sebagai anggota legislatif/anggota dewan, melalui mekanisme persidangan yang bermacam-macam. Dengan demikian, berlangsungnya proses persidangan, dimanapun berada, memiliki makna yang begitu mendalam dan menentukan bagi proses berlangsungnya sebuah lembaga atau organisasi.

Kata "sidang", tentu bukan hal yang asing bagi kita. Sering kita mendengar atau membaca mengenai kata sidang ini. Tapi apa sebenarnya arti dari sidang ini??. Dalam sebuah kegiatan Musyawarah Mahasiswa yang pernah kita ikuti, kata sidang tidak jauh berbeda artinya dengan Musyawarah. Yang membedakan adalah dalam sebuah persidangan, permasalahan yang akan dibahas biasanya ada dalam bentuk tertulisnya (draft tertulis). Selain itu, dalam persidangan biasanya ada aturan baku atau formal yang mengatur jalannya persidangan. Sederhananya, Sidang adalah Musyawarah yang formal. Ada juga yang mengartikan sidang sebagai sebuah pertemuan untuk membicarakan sesuatu (untuk lebih jelas lihat lagi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia).

Definisi sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas masalah tertertu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai kebijaksanaan organisasi tersebut. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat pada seluruh elemen dari organisasi itu selama belum diadakan perubahan atas keputusan tersebut. keputusan ini bersifat final sehingga berlaku bagi yang ikut ataupun tidak ikut persidangan yang berlangsung.

Macam Persidangan
Sidang pun memiliki jenis yang bermacam-macam, tergantung dari ruang dan atau ada pertimbangan lainnya. Sementara macam persidangan yang lebih umum dalam setiap institusi/lembaga diantaranya yaitu :

Dari Segi Peserta

1. Sidang Paripurna, yaitu sebuah persidangan yang dilaksanakan dengan melibatkan keseluruhan anggota lembaga, yang dipimpin oleh pimpinan lembaga yang bersangkutan.
2. Sidang Pleno, merupakan persidangan yang melibatkan segenap anggota lembaga atau tim lembaga yang derajatnya berada dibawah paripurna. Sidang pleno dalam pelaksanaannya tidak selamanya dipimpin oleh pimpinan lembaga.
3. Sidang Komisi, persidangan khusus yang membahas sebuah topik sidang dari sebuah agenda persidangan umum/pleno. Hasil sidang komisi ini kelak di sahkan melalui mekanisme sidang pleno.


 Dari Segi Jabatan
 Rapat Persidium : biasanya rapat yang menghadirkan pengurus inti sebuah organisasi untuk mengambil sebuah kebijakan tertentu.
 Rapat harian : rapat yang dilaksanakan secara berkala dengan menghadirkan seluruh pengurus organisasi dalam rangka merumuskan suatu aktivitas tertentu.
 Rapat bidang/komisi : rapat khusus yang dilakukan oleh suatu bidang / komisi berkenan dengan bidang kerja yang di tangani.
 Dari Segi Keputusan
 Tingkat Tinggi – Nasional misalnya : Konggres, Muktamar, Munas, Mubes dll.
 Tingkat Regional misalanya : Musda, Muswil dll
 Tingkat Daerah misalnya : Konfercab, Muscab dll

Sidang Khusus, persidangan yang penamaan dinisbatkan atas dasar hal khusus pula. Kekhususan akan biasanya nampak dengan munculnya konsep "luar biasa", seperti sidang paripurna luar biasa, Kongres Luar Biasa, Muktamar Luar Biasa, atau yang lainnya yang mengindikasikan adanya faktor lain yang mengharuskan digelarnya sebuah persidangan.

Tujuan Persidangan
Secara umum, sidang bertujuan untuk mensahkan suatu hal. Disamping itu, sidang juga dapat dilangsungkan dan disesuaikan dengan maksudnya masing masing . Misalnya :
a. Sidang Kelulusan, tujuannya untuk mensahkan atau meluluskan peserta.
b. Sidang Umum sebuah organisasi, tujuannya memilih dan menetapkan ketua, menetapkan AD/ART dan aturan lainnya.

Mekanisme Persidangan
Mendengar atau menyebut nama sidang, bisa jadi, imej yang muncul atau gambaran yang ada dalam benak kepala adalah ada apa gerangan ??, siapa yang membunuh atau dibunuh???, berapa tahun hukumannya???. Memang, sidang lebih identik dengan proses penjatuhan hukuman terhadap seseorang. Namun dibalik itu semua, sidang memiliki karakteristik tersendiri yang membedakannya dari rapat atau musyawarah.
Karakter yang paling khas adalah bahwa sidang memiliki kosakata khusus dalam persidangan. Didukung oleh sifatnya yang cenderung ekslusif dan terhormat, maka kosakata yang digunakanpun biasanya hanya berlaku pada saat persidangan saja. Tentu saja yang akan dibahas disini terbatas pada persidangan umum dalam sebuah lembaga, bukan persidangan dalam pengadilan yang memiliki aturan-aturan tersendiri dibanding yang lainnya. Beberapa istilah yang kerap muncul dalam persidangan adalah sebagai berikut :
1. Quorum, yaitu data kuantitatif yang mensyaratkan jumlah peserta sidang minimal untuk mensahkan persidangan. Bila jumlah tersebut tidak tercapai maka persidangan tidak bisa dilangsungkan, atau tergantung dari tata tertib yang berlaku. Misal, Quorum :
(1) sidang dapat dilaksanakan jika sekurang-kurangnya dihadiri oleh 2/3 dari jumlah anggota/ peserta.
(2) dst.

2. Presidium, adalah bentuk kepemimpinan kolektif (terdiri dari 2 orang atau lebih) dalam persidangan yang bertugas mengatur jalannya persidangan (pimpinan sidang). Biasanya, jumlah presidium ini bersifat ganjil. Maksudnya adalah jika dalam pengambilan keputusan terjadi deadlock, dan pimpinan sidang (presidium) diberikan hak suara, maka jumlah ganjil ini memungkinkan untuk menghasilkan sebuah keputusan. Selain itu, presidium harus lah bersikap netral, karena mereka mempunyai hak untuk mengatur dan menentukan jalannya persidangan. Sementara itu orang yang memimpin sidang saat berjalan disebut, Pimpinan Sidang.

3. Interupsi, yaitu pemotongan pembicaraan yang dilakukan peserta sidang dengan tujuan beraneka ragam. Dalam tataran teknis/praktek, pola interupsi ini biasa dilakukan dengan mengangkat tangan dan mengatakan interupsi point of..... Keanekaragaman interupsi disesuaikan dengan tujuannya dan memiliki tingkatan tersendiri yaitu :
a. Previllage, tingkatan teratas dalam interupsi, dan pimpinan sidang (presidium) harus memberikan kesempatan bagi peserta yang melakukan interupsi jenis ini. Peserta biasa menggunakan interupsi ini jika merasa dilecehkan/dihina atau dijelek-jelekan secara langsung oleh peserta lain. Nantinya, peserta yang mengajukan interupsi ini akan meminta dengan hormat kepada peserta yang menghinanya untuk meminta maaf atau bahkan dikeluarkan dari persidangan. Tentu saja dengan persetujuan pimpinan sidang.
b. interupsi point of information, adalah interupsi yang dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang dibahas, baik itu terkait dengan agenda acara, tempat kegiatan ataupun hal lain.
c. Interupsi Point of clarification , tingkatan kedua setelah Previllage. Interupsi ini dimaksudkan untuk memberikan klarifikasi sekitar permasalahan yang sedang dibahas. Banyaknya peserta sidang, bisa saja menimbulkan multitafsir atau multiinterpretasi mengenai masalah yang sedang dibahas. Jika ada peserta yang keluar dari jalur permasalahan atau terjadi salah tangkap, maka peserta yang akan memberikan klarifikasi menggunakan interupsi jenis ini.
d. interupsi point of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk memberi masukan berkaitan dengan jalannya persidangan (untuk kelancaran persidangan. Ada juga yang berpendapat ‘order’ adalah interupsi yang dimaksudkan untuk berbicara atau berpendapat (memberikan masukan terhadap materi bahasan). Interupsi jenis ini sering dipakai dalam persidangan, karena memang jika peserta hendak memberikan pendapatnya, maka menggunakan interupsi jenis ini. Namun demikian untuk membedakan antara interupsi of order tertuju untuk jalannya persidangan dengan order yang bersifat masukan terhadap materi persidangan sebaiknya kita menggunanakan kalimat lain. Apabila kita hendak memberikan masukan terhadap sebuah materi bisa juga kita membuat kreasi kalimat lainnya semisal : ‘tawaran’, ‘ide cerdas’ ‘masuk ya’ dll.
e. Interupsi of justifikasi : Bentuk interupsi untuk memperkuat sebuah pendapat yang telah ada

Beberapa interupsi di atas, sering muncul dalam jalannya persidangan. Atau yang lebih sederhana, biasanya temen-temen saya pas sidang sering bilang, izin bicara...atau masuk ya, sambil mengangkat tangan tentu saja. Satu hal lagi yang harus diperhatikan, bahwa peserta boleh berbicara setelah diizinkan atau dipersilahkan oleh pimpinan sidang / presidium. Ini pula yang mengharuskan pimpinan sidang bersikap netral.
4. Skorsing : Suatu penundaan sidang untuk sementara waktu ketika sidang sedang berjalan
5. Pending : Penundaan sebuah (agenda) sidang.

6. Walk Out (WO). Istilah yang satu ini pasti sering juga kita dengar. Tapi ternyata tidak hanya dalam olahraga atau perlombaan lainnya saja istilah WO ini digunakan. Dalam persidangan WO memiliki makna sebagai satu manifestasi atau perwujudan dari sebuah protes peserta atau kelompok peserta dalam menyikapi persidangan. Bentuk kongkritnya, peserta yang menyatakan dirinya WO, keluar dari persidangan dan tidak mengakui keabsahan persidangan. Berdasarkan pengalaman penulis, WO dapat berlaku sebagaimana dikehendaki oleh yang bersangkutan, bisa satu jam, satu hari atau bahkan selama persidangan tersebut.

7. Draft tertulis. Sebagaimana telah disebutkan di awal, bahwa perbedaan sidang dengan musyawarah adalah selalu ada draft tertulis dalam sebuah sidang, sebagai permasalahan yang akan dibahas. Misalanya dalam Draft Konfercab HMI yang ada biasanya berbentuk Bab, Pasal dan ayat. Adapun materi-materi yang dimasukkan dalam draft tertulis ini antara lain :
a. Tata tertib, yaitu kerangka dasar aturan persidangan yang dijadikan acuan selanjutnya dalam menjalankan persidangan. Di dalamnya mengatur nama, tempat, waktu, tujuan, peserta, pimpinan dan lain-lain yang dibutuhkan untuk mengatur jalannya persidangan. Hal inilah yang menjadikan sidang lebih "sakral" dibanding rapat biasa.
b. LPJ, Program Kerja Kedepan, Rekomendasi dll.

8. Tata cara pengambilan Keputusan, adalah proses untuk menghasilkan suatu keputusan bersama. mekanisme pengambilan keputusan terdiri dari :
a. Musyawarah mufakat, yaitu tahapan dimana semua peserta sidang menyepakati suatu rumusan. Jika tidak tercapai tahap ini, maka dilanjutkan dengan Lobying.
b. Lobying. Secara sederhana, lobying dapat diartikan perumusan bersama yang hanya diikuti oleh beberapa peserta yang berbeda pendapat.
c. Voting, merupakan proses pengambilan keputusan melalui mekanisme pengambilan suara terbanyak. Biasanya Voting diambil setelah mekanisme atau tata cara sebelumnya tidak berhasil mengambil keputusan.

9. perlengkapan persidangan. beberapa peralatan yang digunakan adalah, Palu Sidang (bukan palu untuk paku), Taplak Meja warna hijau, jam dinding dan beberapa peralatan teknis lainnya. Sakralnya sebuah persidangan mengharuskan beberapa peralatan yang telah disebutkan di atas harus selalu digunakan dan tidak bisa diganti warna. Pernah ga melihat sidang tapi pake taplak warna hitam?? itu pula sebabnya kenapa sering ada istilah di"meja hijaukan".

8. Aturan Ketukan Palu. Hal lain yang unik dari persidangan ini adalah adanya aturan ketukan palu sidang. Jadi, palu yang ada tidak bisa diketukkan seenaknya saja. Beberapa aturan itu antara lain :
 1X ketukan
- Menerima dan menyerahkan palu sidang kepada pimpinan sidang yang lain
- Mengesahkan keputusan atau kesepakatan peserta sidang poin per poin
- Menskorsing atau mencabut skorsing sidang jika tidak menggunakan kelipatan waktu missal 10 menit, 15 menit dll
- Mencabut keputusan sidang yang salah/keliru
 2X ketukan
- Untuk menskorsing / pending dengan kelipatan waktu 2, misalnya : 2 x 10 menit, 2 x 5 menit
 3X ketukan.
- Membuka atau menutup sidang (setiap agenda)
- Mengesahkan keputusan akhir atau final.
-
 Lebih dari 3X (berulang-ulang) ketukan : untuk menstabilkan peserta sidang , jika terjadi kegaduhan .


Jalannya Persidangan
sebagaimana telah disampaikan di atas, bahwa persidangan pada dasarnya adalah proses pengambilan keputusan yang diatur secara khusus melalui tata tertib yang disediakan untuk itu. secara umum, jalannya persidangan haruslah berangkat dari adanya masalah yang harus disidangkan. keberadaan masalah inilah yang kemudian akan diimplikasikan dalam bentuk nama sidang, peserta, waktu dan hal-hal lainnya. jangan pula dilupakan keberadaan pimpinan sidang, baik itu berasal dari peserta ataupun dari lembaga lain yang masih berhubungan. pemilihan pimpinan sidang diatur dalam aturan tersendiri, atau diserahkan langsung pada kesepakatan peserta.
selanjutnya, pimpinan sidanglah yang mengatur jalannya persidangan sesuai dengan agenda acara yang ada. untuk mengambil keputusan, gunakanlah mekanisme pengambilan keputusan sebagaimana tertulis di atas. perbedaan pendapat, benturan persepsi, munculnya arogansi atau egoisme adalah hal yang wajar dalam sebuah persidangan. menjadi tidak wajar jika diikuti oleh emosi. oleh karena itu, peserta harus bisa menahan emosinya masing-masing. sadarilah, bahwa sidang dilaksanakan bukan untuk kepentingan individu atau kepentingan golongan, melainkan untuk kemaslahatan bersama.

Penutup
Sesuai tujuannya, maka dalam persidangan setiap peserta dituntun untuk mampu bersikap bijak dan rasional sebagai satu fase dalam pencarian kebenaran. Selamat mencoba melakukan sidang.

* Tulisan ini adalah refleksi dari persidangan yang umum di laksanakan HMI.
** Penulis adalah Sekum Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cab. Bojonegoro periode 2005-2006